# Финансовый форум России - Все о финансах на одной странице
реклама

Как выбрать систему автоматизации документооборота и не попасть на уловки поставщиков?

Быстрые, важные и полезные заметки бухгалтера.
Аватар для black1012
black1012 пока не определено
Группа: Пользователь
Регистрация: 26.10.2017
Сообщений: 39
Репутация: 0
Поинты: 0
11.04.2018, 17:18
Практически в 100% случаев рекламные статьи и ролики производителей систем автоматизации документооборота представляют продукт только в лучшем свете: максимальный функционал, высокая эффективность и решение любых задач. Но зачастую заказчик понимает, что решение ему не подходит, потратив деньги на внедрение, а время – на переработку бизнес-процессов. Почему?

Дело вовсе не в продукте или недобросовестном производителе – дело в том, что система была предназначена для решения иных задач. Чтобы предотвратить подобные ситуации, наши эксперты подготовили несколько практических советов. Они помогут корректно поставить задачи для автоматизации документооборота и выбрать систему, которая их решит.

1. Определите задачи, которые должна решать система документооборота

Проведите беседы с непосредственными участниками процесса (сотрудниками, которые работают с документами: бухгалтеры, менеджеры). Они помогут вам найти «слабые места» вашего документооборота, а также составьте список функций, который бы «закрывал» ваши потребности».

Подойдите к вопросу стратегически – посмотрите обзоры и завершенные кейсы компаний, которые могли столкнуться с проблемами, которые ждут вашу компанию впереди. И только после этого начинайте выбирать решение.

2. Проведите собственное расследование

Если в штате есть IT-специалист, лучше доверить выбор системы документооборота ему, предварительно составив четкое ТЗ – список требований и проблем, которые должна решить система автоматизации документооборота.

Если специалиста нет, оцените предложения на рынке самостоятельно: читайте отзывы клиентов, уделите особое внимание результатам внедрения – соотносятся ли они с вашими целями. Выберите ТОП-3 системы автоматизации документооборота, функционал которых, соответствует вашим требованиям.

3. Проконсультируйтесь с техническим специалистом

Возможности решения зачастую определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Очень важно оценить выбранные вами решения в аспекте технических характеристик и возможностей. Если в штате такого специалиста нет, обратитесь к фрилансеру.

4. Оцените комфорт работы

Ответьте на вопросы: все ли системы, которые вы подобрали легко можно настроить под специфику вашей отрасли? Смогут ли они расти и расширяться вместе с вашим бизнесом? Будут ли они удобны в использовании, или придется проводить дорогостоящее обучение для себя и сотрудников.

5. «Доверяй, но проверяй»

Проверьте функционал в действии. Практически у всех разработчиков есть тестовые версии и возможность установки временной лицензии. Установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать.

6. Не торопитесь вкладывать деньги

Если вы только начинаете процесс автоматизации документооборота, не нужно сразу инвестировать в дорогую платформу, которая может не окупиться. Автоматизируйте поэтапно, начните с решения самой насущной проблемы. Если вы видите, что в организации, например, отсутствует контроль местонахождения бумажных документов, начните с перевода бумажных документов в электронный вид и оцените результат. Лишь затем развивайте и масштабируйте выстроенную систему, добавляя к ней новые возможности.


Что важно учесть при внедрении системы автоматизации документооборота


Внедрение – это следующий этап после выбора системы. Многие внедренцы обещают установить и настроить систему в кратчайшие сроки, но быстро – не значит хорошо. Срок внедрения системы автоматизации документооборота зависит от нескольких факторов, которые вам важно учитывать:

Класс системы. Одно дело, когда нужно автоматизировать работу, например, главного бухгалтера, другое – это внедрить систему уровня ERP, которая затрагивает работу не всех подразделений. Сроки могут варьироваться от одной недели до года.

Масштаб системы. Посчитайте, сколько АРМ и серверов необходимо установить, учтите часы на установку и настройку программного обеспечения, а затем прибавьте к этому время на обучение персонала, который будет работать в новой системе.

Индивидуальные настройки. Любую систему необходимо не только установить, но и адаптировать под бизнес заказчика. Если у разработчика уже был опыт работы с подобными отраслями и типами бизнеса, значит процесс пойдет намного быстрее.

Материалы сайта «Скан-Архив».
Ответить с цитированием

Ответ

Метки
архив, документооборот, электронный архив

Опции темы
Опции просмотра


Рейтинги Рейтинги
Текущее время: 01:59. Часовой пояс GMT.



Курсы валют ЦБ РФ
ВалютаRUB
USD
EUR










Консультанты
ТОП ТЕМЫ
СЕЙЧАС ОБСУЖДАЮТ
НОВОСТИ
реклама
Ежемесячные конкурсы конкурсы трейдеров присоединяйтесь!
Самый актуальный рейтинг брокеров отдайте свой голос за лучших.
БЫСТРЫЙ ПЕРЕХОД
Все разделы прочитаны